腦袋一片混亂,如何建立有效的 待辦清單 ?

待辦清單

腦袋一片混亂,如何建立有效的 待辦清單 ?

為什麼需要一個 待辦清單 ?開始做創作者工作之後,我發現自己的腦袋也開始爆炸

常常在很奇怪的時刻靈光乍現,洗澡的時候、打工的時候、聊天的時候

如果當下沒有紙筆可以記錄,我很容易就會忘記這件事

也因為我自己工作量越來越多,如果不在前一天記錄未來要做的事時,我一定會忘記

發現需要一個工具來幫我釐清許多事,也可以幫助我先記下一些靈感

但是 待辦清單 要如何設定呢?也有人會不小心錯漏了一些小技巧

今天就是要來和你分享如何有效地列下待辦清單?以及避免那些錯誤

想到什麼先寫下來

暢銷書作者和生產力專家David Allen說:我們的思想是思考而不是記憶

也就是說,我們並不會把這件事記在腦海裡,像我這種6GB小腦袋,是一定會快速忘記的

所以我一定會在我的包包裡或是工作的腰包裡放紙和筆

就是為了要隨時記錄我想到要做得待辦事項、靈感等等

延伸閱讀:10個 保持創作力 的方法分享給內容創作者們

我們不要先依下列出一堆事項,先寫下來最重要

我們人的專注力有限,記憶力也有限,為了把這件事快點記下,你可以試試以下這些方式:

隨身攜帶筆記本

這是我之前在10個 保持創作力 的方法分享給內容創作者們這篇文章所提果的方法

我自己也覺得非常受用,比起打下來,我更喜歡手寫下來

我覺得手寫的這個動作可以梳理我許多想法,更精準的釐清楚語句在表達出來

語音記錄

如果我手邊剛好沒有紙筆,我會使用Apple Watch 錄音方式,錄下一小段事項以及靈感

每件事就錄一段語音,不要全都重複錄一個音檔

這樣你也比較好找到說哪一個音檔是哪一件事

待辦事項
圖片來自Megan Rhiannon

寫下關鍵字

當你在記錄待辦事項時,只記錄關鍵字

因為你沒有多餘的時間寫下完整的內容,或許你在寫完整內容時就已經忘記這件事了!

例如:我想要舉辦一個極簡的7日挑戰,我的關鍵字就會寫極簡挑戰

當我事後回過頭來看這個關鍵字時,我就會因為之前的記憶以及印象,想起我要舉辦活動的內容

列下待班清單時也只寫下關鍵字,不需要撰寫很長一串描述

除非你怕忘記,不然只需要寫短短幾個字就可以了~

範圍精準

如果我明天要做IG圖片,我只在記事本或是待辦清單上寫下「IG」

那我怎麼會知道這個「IG」是要發布貼文還是做圖呢?

我知道很多時候我們為了要快速記下事情,所以減少許多贅字,這是可以理解的

前面也提到要幫事情下關鍵字,但是這個關鍵字也是需要多一些些文字的

例如寫下「IG作圖」,或是「IG發文」而不是只有「IG」

待辦清單
圖片出自society19.com

替自己設下時間

許多事情我相信都是會排進我們的行事曆裡,那你就要替這件事放到該放的日子裡

以及替這件事設下一個需要完成的時間,總不能這件事一直都是放在那,沒有做完的期限

那你就真的不會去完成這件事囉,換個角度思考,那這件事重要到需要你記載待辦清單裡嗎?

這時,可以搭配使用四象限法則

把你的事情劃分為「 緊急不重要」「不緊急重要」「緊急重要」「不緊急不重要」

並且篩選出自己覺得重要也一定要做的事寫在待辦清單上

適當的休息

雖然我們會希望趕快把待辦清單上的事情都做完,但還是需要給自己一段休息時間

像我就是一個不好的示範,因為我只要一忙碌起來,就不會給自己休息時間

可能從早上7點就坐在電腦前,到晚餐時間才休息

吃完晚餐又繼續工作,直到晚上10點才躺床

所以我最近在做些調整,雖然待辦事項真的很多,但我還是會給自己起來走動的時間

至少不要整天都黏在椅子上,還是要起來動一動的

這件事也可以放入你的待辦清單裡,既然你是看著待辦清單做事的話

你只要看到「休息」這項,我相信你一定也會休息一下的!

篩選待辦事項

當我們在列下自己的待辦清單時一定會需要經過一道工程「整合」

有些時候我們會重複列下一些事項,但這些事其實可以整合

例如:

  • 音頻剪輯
  • 音頻文字稿
  • 音頻片頭片尾

這三件事可以整合成「音頻後製」或是「音頻製作」

就不需要寫三項,整合成一項,你就可以清楚知道說你有三件小事項要做XD

待辦清單
圖片出自weheartit.com

結論

訂下待辦事項這件事也是一門小學問呢,如何整合自己的想法

並且梳理下來定成每日待辦清單,並且一一達成、執行

歡迎下方留言分享你的待辦清單的方法喔~

也別忘了幫我拍手5下,我就有機會得到內容創作的酬勞喔

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